ALGEMEEN

De partijen bij deze cao benadrukken dat organisaties op basis van onder andere de Arbowet verplicht zijn beleid te voeren dat erop is gericht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie. Onderdeel van dit beleid is bijvoorbeeld een procedure of interne regeling hoe om te gaan met een melding van ongewenst gedrag om te komen tot een passende oplossing. Voor meer informatie wordt verwezen naar de Arbocatalogus Kunsteducatie.

Uitgangspunt van deze klachtenprocedure is dat altijd eerst de interne procedure wordt doorlopen en dat pas als dit niet tot een passende oplossing heeft geleid een beroep wordt gedaan op de klachtenprocedure.

1 BEGRIPSPOMSCHRIJVINGEN

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. Organisatie: de betreffende lid organisatie van Cultuurconnectie waar de klager of aangeklaagde werkzaam is.
2. OAK: Overleg Arbeidsvoorwaarden Kunsteducatie
3. Bestuur/directie: het bestuur/de directie van de betreffende lid organisatie van Cultuurconnectie.
4. Medewerker: degene die bij of voor de organisatie werkzaam is of werkzaamheden verricht. Onder medewerker wordt in ieder geval verstaan degene die binnen de organisatie werkzaam is op basis van:
   1. arbeidsovereenkomst
   2. overeenkomst van opdracht / ZZP’er
   3. detachering
   4. vrijwilligerscontract
   5. uitzendovereenkomst
   6. stageovereenkomst
5. Klacht: een schriftelijke melding bij de klachtencommissie over ongewenste gedrag door de organisatie en/of een medewerker van de organisatie .
6. Klager: de medewerker, zijn wettelijke vertegenwoordiger of nabestaande(n) die een klacht over ongewenst gedrag indient.
7. Aangeklaagde: de organisatie of de medewerker van de organisatie over wie de klacht gaat.
8. Klachtencommissie: de commissie die klachten op het gebied van ongewenste gedrag behandelt.
9. Vertrouwenspersoon: de vertrouwenspersoon die bij de klacht betrokken is.
10. Ongewenst gedrag: Onder ongewenst gedrag wordt verstaan elke gedraging die door een medewerker als niet gewenst, bedreigend en/of kwetsend wordt ervaren. Bij ongewenst gedrag worden de grenzen van de medewerker overschreden.
11. Ongewenste omgangsvormen, waaronder wordt verstaan:
12. Discriminatie: elke vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur, die een

           achterstand en/of achterstelling van een medewerker of groepen medewerkers in de

           organisatie wegens zijn/hun ras, etnische afkomst, leeftijd, handicap, geslacht, seksuele

           geaardheid en/of religieuze overtuiging ten doel heeft of kan hebben.

1. Seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een

    seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de medewerker

    wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende,

    vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

1. Agressie en geweld: voorvallen waarbij verbaal en/of non-verbaal een medewerker

    psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen door een andere

    medewerker;

1. Pesten en treiteren: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van

    een of meerdere medewerkers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een medewerker

    of groep van medewerkers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.

Zowel een collega als leidinggevende (in dienst of ingehuurd) kan de grenzen overschrijden. Ongewenst gedrag op de werkplek heeft tot gevolg dat medewerkers worden belemmerd in hun werkzaamheden of in de activiteiten waarvoor zij aanwezig zijn. Hun functioneren kan hierdoor worden bedreigd. Tevens kan langdurige blootstelling tot zware psychische druk en onhoudbare werksituaties leiden. Of iemands gedrag gewenst of ongewenst is, wordt beoordeeld door degene die ermee wordt geconfronteerd.

2 PLAATS, DOEL EN FUNCTIE VAN DE KLACHTENREGELING

1. Onderstaande Klachtenregeling is opgesteld als leidraad voor het inzetten van een onafhankelijke

    Klachtencommissie (hierna: de commissie) die ingeval van klachten op het gebied van ongewenst

    gedrag, deze klachten zal onderzoeken en beoordelen.

1. De Klachtenregeling bevat een beschrijving van de samenstelling van de commissie, een definiëring

    van de taken en bevoegdheden van de commissie en een omschrijving van de door de commissie

    te volgen procedure.

1. Degenen die een klacht kunnen aanbrengen bij de commissie zijn personen die werkzaam zijn bij of

    werkzaamheden verricht voor organisaties die lid zijn van Cultuurconnectie.

3 SAMENSTELLING EN ONDERSTEUNING VAN DE KLACHTENCOMMISSIE

1. De commissie bestaat uit minimaal twee leden en een notulist.
2. De commissieleden beschikken over een juridische achtergrond en/of over deskundigheid en ervaring met het onderwerp ongewenst gedrag.
3. Een lid mag geen belangen hebben bij de afloop van de procedure en behoort klager en beklaagde op voet van gelijkheid te behandelen.

4 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE KLACHTENCOMMISSIE

1. De commissie behandelt de klacht van een klager en oordeelt gemotiveerd of de klacht gegrond of

    ongegrond is middels de voor de commissie geldende klachtenprocedure.

1. De commissie is bevoegd alle informatie te verwerven van personen en organen die een rol

    speelden in de omstandigheden waarbinnen het vermeend ongewenste gedrag plaatsvond, die zij

    in het kader en ten behoeve van haar werkzaamheden noodzakelijk acht. Zij kan daarvoor tevens

    betrokkenen horen en getuigen en deskundigen oproepen om te worden gehoord.

1. Indien de commissie na een eerste oriëntatie op een aangebrachte klacht van mening is dat

    mediation mogelijk een oplossing zou kunnen bieden, zal zij een voorstel hiertoe doen aan

    aanklager en aangeklaagde. Indien deze beide partijen hiermee instemmen, zal alsnog eerst de

    weg van mediation worden bewandeld.

1. De commissie zal uiterste zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid betrachten inzake alle inhoudelijke

     en persoonlijke informatie die zij in de uitvoering van haar onderzoekstaak ter kennis komt. Voor

     het omgaan met persoonsgegevens zal de AVG strikt worden nageleefd.

1. De commissie is gerechtigd en bevoegd een conclusie uit te brengen aan de organisatie waar het

vermeend ongewenst gedrag plaatsvond.

1. Op verzoek van het bestuur/de directie kan de voorzitter van de commissie de bevindingen van de commissie en het beleid of de mogelijk te nemen maatregelen met betrekking tot ongewenst gedrag met het bestuur/de directie bespreken.

5 STATUS VAN DE KLACHTENCOMMISSIE

1. Met betrekking tot de uitoefening van haar bevoegdheden en de uitvoering van haar taken is de

    commissie onafhankelijk. De commissie en elk van haar leden verrichten op grond daarvan de

    noodzakelijke werkzaamheden zonder last of ruggenspraak.

1. In geval van (poging tot) beïnvloeding van een commissielid van de commissie, respectievelijk van

    de commissie als geheel, door enige betrokkene binnen de betreffende klachtenprocedure, geeft

    de commissie hiervan zo spoedig mogelijk kennis aan de organisatie waar het vermeend ongewenst

    gedrag plaatsvond.

1. In het geval de onder lid b genoemde situatie zich voordoet, neemt de organisatie waar het

    vermeend ongewenst gedrag plaatsvond onverwijld maatregelen om de noodzakelijke

    onafhankelijkheid van de commissie te waarborgen.

6 WERKWIJZE VAN DE KLACHTENCOMMISSIE

 De commissie houdt alleen voltallig zitting. Elk lid van de commissie heeft geheimhoudingsplicht ten aanzien van het besprokene tijdens de hoorzittingen en de behandeling van zaken achter gesloten deuren.

7 ONDERSTEUNING EN FACILITERING VAN DE KLACHTENCOMMISSIE

1. AN-i is de organisatie van waaruit de klachtencommissie optreedt, welk kantoor tevens het secretariaat van de klachtencommissie voor haar rekening neemt. Zie voor meer informatie: https://www.an-i.nl/klachtencommissie/
2. Het secretariaat van de commissie werkt onder verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de

     voorzitter.

1. Het secretariaat voert alle benodigde werkzaamheden uit en draagt zorg voor het voeren van de

    noodzakelijke correspondentie voor de commissie, het convoceren en agenderen van de

    vergaderingen en het bijhouden van het archief.

1. Van beïnvloeding, respectievelijk poging tot beïnvloeding door enig persoon of orgaan anders dan

    de commissie, geeft het secretariaat direct kennis aan de voorzitter.

8 RECHTSGANG BIJ DE KLACHTENCOMMISSIE

8.1 Indiening van de klacht

 De klacht wordt schriftelijk ingediend bij de organisatie waar het vermeend ongewenst gedrag plaatsvond.  De organisatie zorgt ervoor dat de klacht binnen twee werkdagen bij de Klachtencommissie terechtkomt. De aanklager ontvangt een schriftelijke ontvangstbevestiging van het secretariaat van de commissie waarna de klachtenprocedure start.

8.2 Inhoud klacht; verzuim

1. De klacht is ondertekend en bevat:

— naam, adres, woonplaats, (mobiele) telefoonnummer en email-adres aanklager;

— de personalia van de aangeklaagde;

— een omschrijving van: (zo mogelijk) tijdstip, plaats, aard en inhoud van het gedrag, eventuele

    reeds ondernomen stappen, eventuele getuigen en bewijsmiddelen;

— indien nodig de wens om een andere voertaal dan Nederlands te hanteren.

1. De commissie stelt de aanklager in kennis van eventueel door hem/haar gepleegde verzuimen en

     nodigt hem/haar uit deze binnen een door de commissie te stellen termijn te herstellen. Ingeval

     aanklager niet binnen die termijn de door hem/haar gepleegde verzuimen heeft hersteld, kan de

     klacht niet-ontvankelijk worden verklaard.

8.3 Vereenvoudigde behandeling; verzet

1. De commissie kan de klacht onmiddellijk afdoen indien zij van oordeel is dat zij kennelijk

    onbevoegd is vanwege de niet-ontvankelijkheid van de klacht.

    De klacht is niet-ontvankelijk als:

    De klacht niet voldoet aan de definitie van ongewenst gedrag zoals bedoeld in artikel 1a van deze

    Klachtenregeling;

• de klacht is al een keer eerder bij de Commissie ingediend en door de Commissie volgens deze regeling afgehandeld;
• de klacht heeft betrekking op ongewenst gedrag dat langer dan één jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden, tenzij er een goede reden is waarom de klacht niet eerder door de klager kon worden ingediend;
• de klacht is reeds voorgelegd aan het oordeel van een rechterlijke instantie door het instellen van een procedure;
• het ongewenste gedrag is onderwerp van een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of er sprake is van een vervolging, dan wel het ongewenste gedrag maakt deel uit van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit, waarvoor een opsporing of vervolging loopt;
• de klacht wordt anoniem ingediend en/of de aangeklaagde wordt niet genoemd;
• er is geen organisatie of medewerker van een organisatie betrokken bij de klacht als klager of aangeklaagde;
• in (andere) gevallen waarin de Commissie dit noodzakelijk vindt.

1. De commissie baseert haar uitspraak uitsluitend op de stukken die op de klacht betrekking hebben.
2. Tegen de uitspraak, bedoeld in het vorige lid, kan geen bezwaar worden aangetekend.

8.4 Intrekken klacht door de aanklager

1. De aanklager behoudt het recht de klacht in te trekken. De aanklager dient dit bij voorkeur uiterlijk

    vier dagen voor de eerste hoorzitting schriftelijk te doen bij de commissie.

1. Trekt de aanklager de klacht na die termijn in, dan is aangeklaagde gerechtigd de commissie alsnog

    om een uitspraak te verzoeken of de klacht gegrond of ongegrond zou worden verklaard.

8.5 Vaststelling plaats en tijdstip van de klachtbehandeling

1. De commissie bepaalt op zo kort mogelijke termijn de plaats waar en het tijdstip waarop de

    behandeling van de klacht ter zitting zal plaatsvinden. Aan partijen wordt daarvan tijdig

    kennis gegeven. Het streven is beide partijen op dezelfde dag te horen, de klager in

    de ochtend en de beklaagde in de middag.

1. De zitting zal plaatsvinden op een locatie die voor alle partijen goed bereikbaar is en voldoende

    rust en discretie biedt.

1. De commissie kan ten behoeve van de bewijsvoering uit eigen beweging de door haar nodig

    geachte inlichtingen inwinnen en op de klacht betrekking hebbende stukken opvragen.

1. Beide partijen ontvangen het verslag van de zitting van de andere partij en kunnen daarop

    schriftelijk reageren.

9 DE KLACHTBEHANDELING

9.1 Wraking en verschoning

1. Voor de behandeling ter zitting kan elk van de zittende leden van de commissie door een of meer

     van de bij de klacht betrokken partijen worden gewraakt op grond van feiten of omstandigheden

     die het vormen van een onpartijdig oordeel door het desbetreffende lid zouden kunnen

     bemoeilijken. Ook kan op grond van zodanige feiten of omstandigheden een lid zich verschonen.

1. De andere zittende leden van de Klachtencommissie beslissen zo spoedig mogelijk of de wraking

    dan wel verschoning wordt toegestaan. Bij staking van de stemmen is wraking dan wel verschoning

    geboden.

1. In bovenstaande gevallen wordt het weggevallen lid op de kortst mogelijke termijn vervangen.

9.2 Bijstand ter zitting; getuigen en deskundigen

1. Partijen kunnen zich ter zitting door een gemachtigde of door een raadsman doen bijstaan.

    De kosten van inschakeling van een gemachtigde of raadsman komen voor rekening van de klager

    c.q. de aangeklaagde zelf.

1. De commissie kan ambtshalve of op verzoek van partijen getuigen en/of deskundigen oproepen.

     De commissie besluit welke getuigen en/of deskundigen zij specifiek wil horen.

1. Uitgangspunt is dat de klachtencommissie in beginsel geen getuigen hoort die ten opzichte van

    klager/en of beklaagde anoniem willen blijven. Afwijking is alleen mogelijk in die gevallen waarin

    de klachtencommissie tot het oordeel komt dat deze wens tot anonimiteit redelijk en zwaarwegend

    is en het horen van de getuige op anonieme basis noodzakelijk is voor een goede

    klachtbehandeling. Het verslag van de hoorzitting van de anonieme getuige wordt na de

    akkoordverklaring door de getuige, geanonimiseerd en zonder tot de getuige herleidbare gegevens,

    gezonden aan klager en beklaagde.

1. Een getuige die anoniem wenst te blijven, kan een schriftelijk verzoek tot bescherming van de

    identiteit doen aan de commissie. Ingeval de commissie het verzoek schriftelijk en met redenen

    omkleed niet toestaat, kan de getuige zich te allen tijde terugtrekken.

1. Bij het horen van een anonieme getuige zijn slechts de leden van de commissie, de notulist en, op

    verzoek van de getuige, een vertrouwenspersoon aanwezig. In uitzonderlijke gevallen kan de

    anonieme getuigenis schriftelijk worden gedaan. De commissie heeft in dat geval de mogelijkheid

    schriftelijk vragen stellen. Het verslag van de hoorzitting is geanonimiseerd.

9.3 Behandeling ter zitting; verslagen en notities; uitspraak

1. De klacht wordt behandeld in een besloten zitting van de commissie.
2. Een van de leden van de commissie heeft de leiding van de zitting. Hij/zij geeft elk van de partijen

    de gelegenheid zijn/haar standpunt toe te lichten. De hoorzittingen van aanklager en aangeklaagde

    vinden in principe niet in elkaars aanwezigheid plaats tenzij de commissie oordeelt dat beide

    partijen tegelijk gehoord dienen te worden.

1. Partijen kunnen de inhoud van de klacht en van het verweer alsmede de gronden, waarop deze

    berusten, tot aan de sluiting van de zitting wijzigen, tenzij de commissie van oordeel is, dat de

    wederpartij door deze wijziging onredelijk wordt benadeeld.

1. Indien voor de sluiting van de behandeling blijkt, dat het onderzoek niet volledig is geweest, kan de

    commissie bepalen, dat de behandeling ter zitting op een door de commissie te bepalen tijdstip zal

    worden voortgezet. Daarbij kunnen aan partijen aanwijzingen worden gegeven met betrekking tot

     het bewijs.

1. Van elke besloten zitting wordt een verslag gemaakt dat naar de bij de betreffende zitting

     aanwezige personen wordt gestuurd. Zowel aanklager als aangeklaagde wordt verzocht het verslag

     van hun zitting voor akkoord te ondertekenen en desgewenst voorzien van kanttekeningen te

     retourneren. Aanklager en aangeklaagde hebben vervolgens het recht de wederzijdse verslagen

     van elkaars hoorzittingen te zien. Daarnaast worden aanklager en aangeklaagde in kennis gesteld

     van getuigenverklaringen; dit gebeurt via een notitie van bevindingen opgesteld op basis van het

     verslag van de hoorzitting met de betreffende getuige(n).  Door deze werkwijze wordt zeker

     gesteld dat partijen op de hoogte zijn van alle aanwezige feiten en stellingen.

1. Voordat de behandeling ter zitting is gesloten, deelt de commissie mee, wanneer uitspraak zal

    worden gedaan. Deze uitspraak wordt gedaan binnen drie weken na de sluiting van de laatste

    hoorzitting. Deze termijn kan door de commissie met ten hoogste drie weken worden verlengd

    indien de oorspronkelijke termijn onvoldoende tijd geeft aan de commissie om met een

    gefundeerde uitspraak te komen. Aan partijen wordt daarvan tijdig kennisgegeven.

 

 

10 VERTROUWELIJKHEID KLACHTENPROCEDURE

Gedurende de looptijd en na afloop van de klachtenprocedure geldt voor alle betrokkenen een geheimhouding. Informatie over de lopende procedure kan alleen worden gedeeld met direct bij de procedure betrokken personen.

11 OMGANG MET PERSOONSGEGEVENS

1. De Klachtencommissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn

     voor het uitbrengen van een oordeel. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie

     voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

1. Voor de Klachtencommissie alsmede de notulist geldt de plicht tot geheimhouding van

     persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening

     van de taak van de Klachtencommissie.

1. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de

    Klachtencommissie dient te blijven, wordt dit aan de Klachtencommissie meegedeeld.

12 BERAADSLAGING, CONCLUSIE EN RAPPORTAGE

1. De Klachtencommissie beraadslaagt en beslist. Zij baseert haar conclusie uitsluitend op

    de stukken die zijn verstrekt, op hetgeen tijdens de hoorzittingen naar voren is gebracht

    alsmede, mits de tegenpartij hierdoor niet wordt benadeeld, op de stukken die alsnog ter zitting

    of na de zitting zijn overlegd.

1. De conclusie van de commissie is gedagtekend en houdt in:

— namen en woonplaatsen van de partijen en de namen van de gemachtigden dan wel

     raadslieden;

— de klacht;

— de gronden, waarop de conclusie berust;

— de conclusie;

— de namen van de leden van de commissie.

1. De door de commissie ondertekende de conclusie wordt toegezonden aan de

     organisatie waar het vermeend ongewenst gedrag plaats vond.

1. Op verzoek van het bestuur/de directie kan de externe klachtencommissie eens per jaar een

     geanonimiseerd verslag uitbrengen aan de directie van de organisatie over haar werkzaamheden.

13 HERZIENING VAN EEN CONCLUSIE

1. Herziening van een conclusie van de commissie kan op verzoek van elk van beide

    partijen plaatsvinden op grond van nader gebleken feiten of omstandigheden die indien deze

    eerder bekend waren geweest, tot een andere conclusie zouden hebben kunnen

    leiden. Een verzoek tot herziening wordt ter beoordeling aan de klachtencommissie voorgelegd,

    waarna het uitsluitend aan de klachtencommissie is om te bepalen of zij overgaat tot het

    heropenen van de behandeling.

1. Voordat de behandeling ter zitting is gesloten, deelt de commissie mee, wanneer uitspraak zal

     worden gedaan. Deze uitspraak wordt gedaan binnen drie weken na de sluiting van de zitting.

     Deze termijn kan door de commissie met ten hoogste drie weken worden verlengd. Aan partijen

     wordt daarvan tijdig kennisgegeven.

15 JAARVERSLAG

1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.
2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende

     wettelijke bepalingen vermeld:

— het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

— het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

— de aard van de klachten;

— statistische gegevens over aanklagers en aangeklaagden;

— de doorlooptijd van de adviezen;

— aanbevelingen en tendensen.

1. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van Stichting OAK.

 

16 SLOTBEPALING

 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de commissie.

Bijlage 5 – Reglement Sect