AVV Helpdesk

Bijlage 2 – Standaard ziekteverzuimreglement Retail Non-Food

Wat verstaan we onder ziekteverzuim?

 

Om misverstanden te voorkomen is het belangrijk dat we goed vastleggen wat we onder ziekteverzuim verstaan. Ziekteverzuim heeft betrekking op de afwezigheid van medewerkers op de werkplek als gevolg van ongeschiktheid voor het verrichten van (aangepast) werk vanwege ziekte of ongeval. Dit betekent dat ziekteverzuim alleen geaccepteerd wordt bij een medische oorzaak.

 

  1. Op tijd ziekmelden

Als je wegens ziekte niet kunt werken, houd je dan aan de volgende regels:

 

Meld je voor aanvang van de werktijd, echter uiterlijk om 9.00 uur ’s ochtends telefonisch ziek bij je werkgever, namelijk bij de heer/mevrouw …………………… , telefoon ………………… .
In geval van diens afwezigheid bij …………………… ,  telefoon …………………… .

Wanneer je daar zelf niet toe in staat bent, laat je iemand anders bellen.

Als je in de loop van de dag ziek wordt en pas later hoeft te beginnen, bijvoorbeeld bij een middag- of avonddienst, dan meld jij je zo snel mogelijk ziek.

Als je tijdens werktijd ziek wordt, meld je dit, voordat je naar huis gaat, bij de bovengenoemde personen.

Let op: in verband met het recht op loondoorbetaling of een uitkering van de Ziektewet is het belangrijk dat jij je op de eerste ziektedag ziek meldt. Een voorbeeld: je staat ingeroosterd op donderdag, vrijdag en zaterdag. Op maandag word je ziek. Dan geef je uiterlijk dinsdag door dat je ziek bent.

 

 

  1. Informatie geven

Bij de ziekmelding word je gevraagd de volgende informatie te verstrekken:

Sinds wanneer je ziek bent (eerste ziektedag);

Of je de huisarts al hebt geraadpleegd of wanneer je dat gaat doen*04;

Welke gezondheidsklachten je hebt (*04);

Of er mogelijk een verband is tussen de arbeidsongeschiktheid en de arbeidsomstandigheden (*04);

Wanneer je denkt weer hersteld te zijn;

Op welk adres je tijdens de ziekte verblijft en onder welk telefoonnummer je bereikbaar bent;

Of er werkzaamheden zijn die je wel kunt uitvoeren;

Of er zakelijke afspraken met klanten, leveranciers, collega’s en dergelijke zijn die moeten worden overgenomen of worden uitgesteld.

 

Bij de ziekmelding kunnen afspraken worden gemaakt over de controle en over dag en tijdstip waarop wij wekelijks contact met je zullen hebben.

 

(*04 = Voor deze vragen geldt het privacyrecht. Je hoeft daar dus geen informatie aan ons (werkgever of collega’s) over te verstrekken. Aan de ARBO-dienst/bedrijfsarts moet je deze informatie wel verstrekken. Zonder jouw toestemming geeft de ARBO-dienst/bedrijfsarts/bedrijfsarts geen vertrouwelijke informatie aan ons door. Persoonlijke en vertrouwelijke informatie die je aan ons verstrekt, behandelen wij natuurlijk ook met gepaste vertrouwelijkheid en discretie.)

 

Tijdens de verdere ziekteperiode geldt:

 

Je bent verplicht om een wijziging van het verpleegadres onmiddellijk aan ons door te geven. Wij berichten de ARBO-dienst/bedrijfsarts hierover;

Ook vragen we je telefonisch te melden wanneer je voor controle naar de ARBO-dienst /bedrijfsarts gaat. We willen ook dat je laat weten welke adviezen je gekregen hebt met betrekking tot een mogelijke werkhervatting.

 

 

  1. Controle

Tijdens ziekte moet je tijdens werktijd bereikbaar zijn voor een controlebezoek door de werkgever en de ARBO-dienst of de bedrijfsarts (……………………  naam ARBO-dienst /bedrijfsarts). Daarom is het nodig dat je hen in de gelegenheid stelt om je thuis of op het verpleegadres te bezoeken. Is er – terwijl je thuis bent – iets bijzonders aan de hand (bijvoorbeeld de bel is defect of er is niemand thuis die de deur kan opendoen), tref dan maatregelen waardoor werkgever of ARBO-dienst/bedrijfsarts toch toegang tot de woning kunnen krijgen;

De controle kan ook telefonisch worden uitgevoerd. Daarom moet je thuis of op het verpleeg-adres telefonisch bereikbaar zijn op het nummer dat je tijdens je ziekmelding hebt door-gegeven;

Je moet thuis (of op het verpleegadres) blijven totdat het eerste contact met de ARBO-dienst/bedrijfsarts heeft plaatsgevonden. Daarna mag je buitenshuis gaan, maar moet je de eerste zes weken thuis zijn op de volgende tijdstippen: ’s morgens tot 10.00 uur en ’s middags van 12:00 tot 14:30 uur;

 

Na 6 weken worden nieuwe afspraken gemaakt over je bereikbaarheid thuis. Dit gebeurt in het plan van aanpak (zie onder);

Tijdens de controle door de ARBO-dienst/bedrijfsarts moet je de informatie verstrekken over de aard en de oorzaken van de klachten, de inschakeling van de huisarts en de medische behandeling. Ook word je gevraagd of er een verband is tussen je ziekte en de werkomstandigheden;

Tijdens het controlebezoek kan je gevraagd worden om een schriftelijke verklaring in te vullen;

De ARBO-dienst/bedrijfsarts kan ook een schriftelijke controle uitvoeren. Dan krijg je een formulier toegestuurd. Dit formulier vul je in en zend je nog diezelfde dag terug naar de ARBO-dienst/bedrijfsarts.

 

 

  1. Begeleiding door de werkgever

Je werkgever zal regelmatig contact met je opnemen en informeren naar je situatie. Je wordt dan ook op de hoogte gebracht van eventuele belangrijke zaken die in het bedrijf spelen;

Wij maken van elk gesprek een kort schriftelijk verslag. Hiervan ontvang je een kopie;

Na 6 weken zullen nieuwe afspraken worden gemaakt over regelmaat en tijdstip van de begeleidingsgesprekken. Dit gebeurt in het plan van aanpak (zie onder punt 9).

 

 

  1. Controle en begeleiding door de ARBO-dienst/bedrijfsarts

Door de ARBO-dienst/bedrijfsarts kun je opgeroepen worden voor het spreekuur;

Je bent verplicht om op dit spreekuur te verschijnen. Ook indien je van plan bent de volgende dag weer aan het werk te gaan;

Als je inmiddels weer aan het werk bent, hoef je niet naar het spreekuur te komen. Wel moet je de afspraak telefonisch afzeggen bij de ARBO-dienst (uiterlijk 24 uur van tevoren);

Als je verhinderd bent (bijvoorbeeld omdat je bedlegerig bent), moet je dat direct zelf melden en een nieuwe afspraak maken;

 

Je reiskosten worden vergoed op basis van het openbaar vervoer tweede klasse, tenzij deze kosten normaal gesproken ook gemaakt worden voor woon-werkverkeer;

Je kunt ook zelf een afspraak bij de ARBO-dienst/bedrijfsarts maken. Dit is verstandig als je uitval ziet aankomen of als je jouw werkomstandigheden wil bespreken met een ARBO-deskundige.

 

 

  1. Vakantie of verblijf in het buitenland

Als je tijdens je vakantie ziek wordt, moet je dit zo spoedig mogelijk (dus telefonisch, telegrafisch, per fax of e-mail) aan de werkgever doorgeven onder vermelding van het vakantieadres. Na terugkeer moet je een medische verklaring (tijdens de ziekte opgesteld door een arts van een door werkgever aan te wijzen instantie (*05) overleggen aan de ARBO-dienst/bedrijfsarts. In deze medische verklaring moet de duur, de aard en behandeling van de arbeidsongeschiktheid vermeld zijn. Op basis van deze verklaring adviseert de ARBO-dienst/bedrijfsarts aan de werkgever over teruggave van vakantiedagen.

 

Als je gedurende de ziekteperiode met vakantie wilt gaan, dan heb je daar een ‘verklaring van geen bezwaar’ van de ARBO-dienst/bedrijfsarts voor nodig. Samen met die verklaring dien je vervolgens een verzoek in om op vakantie te mogen. Wij beslissen daarna of we de vakantie toekennen. Toestemming wordt gegeven als de ARBO-dienst/bedrijfsarts meent dat de vakantie geen belemmering oplevert voor de genezing.

 

(*05 = Als de werkgever verlangt dat de medewerker een medische verklaring overlegt van een door de werkgever aangewezen instantie, dan dient dit tijdig en aantoonbaar aan de medewerker kenbaar zijn gemaakt.)

 

 

  1. Meewerken aan genezing en herstel

Je moet tijdens de periode van ziekte meewerken aan je genezing en herstel;

Je moet je houden aan de voorschriften van de arts(en);

Je moet je zo gedragen dat de genezing niet belemmerd of vertraagd wordt;

Je stelt je binnen redelijke termijn onder behandeling van je huisarts. De voorschriften van je huisarts moet je opvolgen, tenzij met de ARBO-dienst/bedrijfsarts andere afspraken worden gemaakt die tot sneller herstel kunnen leiden.

 

 

  1. (Tijdelijk) ander werk: passende arbeid

Wanneer je door ziekte (gedeeltelijk) ongeschikt bent voor het werk dat je normaal doet, maar je wel geschikt ben om andere werkzaamheden uit te voeren, kan de werkgever je (tijdelijk) ander werk aanbieden:

Als dit passende arbeid is, ben je verplicht om dit te accepteren;

Als passende arbeid niet binnen het bedrijf beschikbaar is, gaan wij op zoek naar passende arbeid buiten het bedrijf;

Heeft de ARBO-dienst/bedrijfsarts verklaard dat je wel of niet in staat bent om je eigen werk of andere passende arbeid geheel of gedeeltelijk te hervatten, maar ben je het er niet mee eens, dan moet je jouw bezwaar direct aan de ARBO-dienst/bedrijfsarts meedelen. Ook moet je jouw bezwaar direct aan ons meedelen. Als de werkgever en de ARBO-dienst/bedrijfsarts het bezwaar niet delen, kun je een second opinion aanvragen bij het UWV (zie punt 15).

 

  1. Plan van aanpak

Bij langer durend ziekteverzuim zal de ARBO-dienst onderzoeken wat er aan gedaan kan worden om weer zo snel mogelijk aan het werk te gaan: geheel of gedeeltelijk, voor het eigen werk of ander werk. Deze probleemanalyse wordt uiterlijk in de 6e week van ziekte opgesteld. Je bent verplicht daaraan je medewerking te verlenen. Je ontvangt een kopie van deze probleemanalyse en het advies van de ARBO-dienst/bedrijfsarts;

Bij het opmaken van de probleemanalyse ontvang je informatie van de ARBO-dienst/bedrijfsarts over de wettelijke rechten en plichten in het kader van ziekteverzuim en re-integratie. Daarnaast verstrekt de ARBO-dienst/bedrijfsarts informatie over de klachtenprocedure van de ARBO-dienst/bedrijfsarts;

Op basis van de probleemanalyse moet een plan van aanpak worden gemaakt, tenzij de probleemanalyse uitwijst dat er geen re-integratiemogelijkheden zijn. Uiterlijk in de 8e week van ziekte word je door ons uitgenodigd voor een gesprek, waarin de inhoud van het plan van aanpak wordt besproken;

In het plan van aanpak wordt vastgelegd:

Wat de doelstelling is van het re-integratietraject (terugkeer naar je eigen functie, een andere functie in het bedrijf of uitplaatsing naar een ander bedrijf); en

Welke maatregelen worden getroffen om herstel en werkhervatting te bevorderen; en

Hoe vaak en op welke manier werkgever en medewerker contact hebben (minimaal eens in de 6 weken begeleidingsgesprekken); en

Hoe vaak en op welke manier medewerker en ARBO-dienst/bedrijfsarts contact hebben (minimaal eens in de 6 weken); en

Wie de uitvoering van het plan van aanpak coördineert en de vaste contactpersoon is voor de medewerker (ofwel: wie is de ‘casemanager’).

 

Daarnaast worden schriftelijke afspraken gemaakt over:

Op welke tijdstippen je bereikbaar moet zijn voor werkgever en ARBO-dienst/bedrijfsarts; en

De informatie die je ontvangt om bij het werk betrokken te blijven (bijvoorbeeld verslagen van werkoverleg of bedrijfsmededelingen) en de manier waarop dit gebeurt.

Het definitieve plan van aanpak wordt door werkgever en medewerker ondertekend. De medewerker ontvangt een kopie van het ondertekende plan van aanpak.

Als op een later tijdstip de gezondheidssituatie van de medewerker wijzigt, zal op initiatief van de ARBO-dienst/bedrijfsarts het plan van aanpak worden herzien. Je wordt dan opnieuw uitgenodigd voor een gesprek, waarin de aanpassingen in het plan van aanpak worden besproken. Ook deze herziene versie wordt door werkgever en medewerker ondertekend. De medewerker ontvangt een kopie van het herziene plan.

Als je het niet eens bent met bepaalde onderdelen of afspraken in het plan van aanpak, moet je dit mondeling en schriftelijk mededelen. Ook kan je de ARBO-dienst/bedrijfsarts nogmaals vragen om een oordeel over het plan van aanpak. Vervolgens maak je een afspraak met ons om het plan van aanpak opnieuw te bespreken. Als dan nog geen overeenstemming wordt bereikt, kan een second opinion worden aangevraagd bij het UWV (zie punt 15).

 

 

  1. Verzuimdossier

Wij houden voor iedere zieke medewerker een dossier bij met daarin alle documenten die relevant zijn in het kader van het ziekteverzuim.

Minimaal worden hierin opgenomen: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaars-evaluatie, niet-medische rapportages van de ARBO-dienst/bedrijfsarts en de schriftelijke vastgelegde afspraken uit het overleg tussen werkgever en medewerker;

Het verzuimdossier wordt vertrouwelijk behandeld en bewaard, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Het verzuimdossier is alleen toegankelijk voor …………………… (invullen: de leidinggevende, de afdeling P&O, de casemanager);

Je hebt te allen tijde het recht om het verzuimdossier in te zien, na een afspraak te hebben gemaakt met …………………… (naam of functionaris);

Je hebt het recht om ons te vragen onjuiste gegevens uit het dossier te verwijderen;

Je hebt recht op kopieën van documenten die in het verzuimdossier zijn opgenomen;

Medische informatie wordt bewaard in een apart verzuimdossier bij de ARBO-dienst/bedrijfsarts. Ook dit medische dossier mag je te allen tijde inzien, na een afspraak te hebben gemaakt met de ARBO-dienst/bedrijfsarts.

 

 

  1. Geheel of gedeeltelijk herstel

Zodra je weer in staat bent om geheel of gedeeltelijk aan het werk te gaan:

Hoef je niet af te wachten op toestemming van de bedrijfsarts of de behandelend arts; en

Meld je dit direct bij je werkgever.

 

Weet je niet zeker of je weer in staat bent om aan het werk te gaan, dan vraag je advies aan de 0ARBO-dienst/bedrijfsarts. Bel de ARBO-dienst/bedrijfsarts voor een afspraak. Bij een negatief advies van de ARBO-dienst/bedrijfsarts volgen wij het standpunt van de ARBO-dienst/bedrijfsarts. Je hoeft dan nog niet aan het werk.

 

  1. Re-integratieverslag en WIA-aanvraag

Tussen de 46e en 52e ziekteweek houden we met jou een evaluatiegesprek. In deze eerstejaarsevaluatie bespreken we wat er tot nu toe is gedaan, de actuele stand van zaken, of de afgesproken doelen in het (8e weeks) plan van aanpak zijn bereikt, of het plan van aanpak moet worden bijgesteld, wat de doelen en aanpak zijn voor het 2e ziektejaar, of er nieuwe afspraken moeten komen voor een periodieke evaluatie en afspraken met de ARBO-dienst/bedrijfsarts. Deze eerstejaarsevaluatie leggen we schriftelijk vast en wordt opgenomen in het re-integratiedossier en bij een eventuele WIA-aanvraag meegestuurd met het re-integratieverslag aan het einde van het 2e ziektejaar;

Uiterlijk de 85e week van ziekte word je opgeroepen voor een gesprek met de ARBO-dienst/bedrijfsarts. Op basis van dit gesprek stelt de ARBO-dienst/bedrijfsarts een zogenaamd actueel oordeel op. Je ontvangt van de ARBO-dienst/bedrijfsarts een kopie van dit actuele oordeel;

Uiterlijk in de 87e week van ziekte gaan we met jou in overleg over het re-integratieverslag, dat gemaakt moet worden voor je WIA-aanvraag. Op basis van dit gesprek en de informatie uit het verzuimdossier stellen wij dit re-integratieverslag op;.

Uiterlijk in de 91e week ontvang je het re-integratieverslag en de medische informatie van de ARBO-dienst/bedrijfsarts en moet je deze aan het UWV sturen. UWV heeft dit verslag nodig om te kunnen beslissen of u en uw werkgever vanaf het begin van uw ziekte genoeg hebben gedaan om uw re-integratie de beste kansen te geven. Als je het niet eens bent met onderdelen in het re-integratieverslag en opmerkingen hebt over de re-integratie-inspanningen van de ARBO-dienst/bedrijfsarts en/of van de werkgever, kun je je eigen oordeel formuleren als onderdeel van het re-integratieverslag.

 

 

  1. Frequent verzuim

Na een ……  (vierde) ziekmelding binnen één jaar vindt er een gesprek plaats met …………………… (naam persoon of functienaam).

 

 

  1. Verplichting naleving reglement

Het is belangrijk dat je de voorschriften uit dit verzuimreglement opvolgt. Bij het je niet houden aan dit reglement, dan hebben wij het recht om sancties op te leggen. Deze sancties kunnen bestaan uit:

Het gedeeltelijk of geheel stopzetten van de loonbetaling;

In ernstige gevallen, waaronder het weigeren mee te werken aan herstel of werkhervatting, kan je worden ontslagen.

 

Voordat sancties worden toegepast, vragen wij advies aan de ARBO-dienst/bedrijfsarts.

Let op: UWV kan daarnaast (achteraf) nog sancties opleggen, als je niet voldoende hebt meegewerkt aan je herstel of werkhervatting. Dan bestaat de mogelijkheid dat je een WIA-uitkering wordt geweigerd.

 

 

  1. Bezwaren: second opinion en uiteindelijk kantonrechter.

Als je het niet eens bent met uitspraken van de ARBO-dienst/bedrijfsarts of acties en voorstellen van de werkgever of de casemanager, dan ben je verplicht om dit direct te bespreken met de ARBO-dienst /bedrijfsarts. Ook kun je gebruik maken van de klachtenprocedure van de ARBO-dienst/bedrijfsarts of het betrokken re-integratiebedrijf.

 

Vervolgens kan je een ‘second opinion’ (deskundigenoordeel) aanvragen bij UWV. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening. Een second opinion is een advies.

 

Blijven werkgever en medewerker het vervolgens nog steeds met elkaar oneens, dan kan een procedure bij de kantonrechter worden gestart.

 

 

  1. Overleg tussen werkgever en ARBO-dienst

We voeren (regelmatig) overleg met de ARBO-dienst/bedrijfsarts over het ziekteverzuim in ons bedrijf. Daarbij bespreken we ook welke algemene maatregelen we kunnen nemen om het verzuim te beperken. We vragen je problemen of situaties die te maken hebben met het verzuim in ons bedrijf, aan te kaarten in de gesprekken met de ARBO-dienst/bedrijfsarts of in het werkoverleg. We zijn dan beter in staat om de juiste acties te ondernemen.

 

 

Meer onderwerpen in Retail