AVV Helpdesk

Bijlage 2 – HR cyclus

De HR cyclus met het jaargesprek en de beoordeling

Inleiding

De HR cyclus met het jaargesprek en bij voorkeur ook een halfjaarlijks voortgangsgesprek is een belangrijk instrument om de wensen en behoeften van de medewerker en de eisen van de organisatie zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. De beoordeling wordt gegeven tijdens het jaargesprek. Hieronder volgt een algemeen gesprekskader voor de HR cyclus, de gesprekken en de beoordeling. Overeenkomstig artikel 19.2 lid 2 cao ZKN kan in overleg met en met instemming van de ondernemingsraad een bedrijfseigen regeling voor de beoordelingscyclus worden opgesteld, mits een dergelijke bedrijfseigen regeling de in deze bijlage genoemde waarborgen bevat.

Uitgangspunten voor de HR cyclus:

  • Gesprekken uit de HR cyclus worden gehouden met alle medewerkers van de organisatie, dus zowel met voltijd medewerkers als met deeltijd medewerkers;
  • Er wordt geadviseerd om naast het jaargesprek ten minste één voortgangsgesprek met elke medewerker te voeren;
  • Het initiatief voor het jaargesprek met de beoordeling en het eventuele voortgangsgesprek ligt primair bij de organisatie. De medewerker die binnen de kliniek verantwoordelijk is voor de HR-activiteiten stuurt tijdig een bericht uit naar het management en de medewerkers waarin men wordt geattendeerd op het feit dat een onderdeel van de HR cyclus (het eventuele voortgangs- of jaargesprek met de beoordeling van medewerkers) dient plaats te vinden.
  • Het jaargesprek vindt eenmaal per jaar plaats. Ook kan in overleg een tussentijds gesprek gepland worden. Het initiatief voor een ‘extra’ gesprek kan zowel van de leidinggevende als van de medewerker uitgaan.
  • De leidinggevende informeert de werknemer vooraf over de criteria voor de beoordeling en geeft aan welke criteria eventueel zwaarder kunnen wegen. Hierdoor weet de medewerker tijdig wat er van hem verwacht wordt. De criteria en eventuele weging zijn afhankelijk van de functie, niet van de persoon.
  • De tijdens het jaargesprek gegeven beoordeling mag geen verrassing zijn voor de medewerker. Eventuele tekortkomingen in het functioneren worden door de leidinggevende besproken met de medewerker zodra dit aan de orde is en worden eventueel tussentijds schriftelijk bevestigd. Tevens geeft de leidinggevende aan, wat de medewerker moet doen om het functioneren te verbeteren om zodoende te voorkomen dat aan het einde van het jaar sprake is van een beoordeling ‘onder de norm’ .
  • Tijdens het eventuele voortgangsgesprek en tijdens het jaargesprek gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd; een voorbeeldformulier is in deze bijlage opgenomen.
  • Van zowel de medewerker als de leidinggevende wordt een actieve inbreng verwacht.

Gespreksonderwerpen voor het jaargesprek:

Cursief staan eventuele voorbeeldvragen genoemd die bij de diverse onderwerpen gesteld kunnen worden

  1. Terugblik op de tijdens het vorige jaargesprek gemaakte afspraken en evaluatie van die afspraken;
  2. De beoordeling *) van het functioneren van de medewerker gedurende het afgelopen jaar;
    1. Worden op dit moment jouw kennis, ervaring, en talenten op de beste wijze ingezet? Kortom, zijn de uitdagingen en jouw capaciteiten goed op elkaar afgestemd? Waarom wel/niet?
    2. Op welke zaken die je gerealiseerd hebt tijdens het afgelopen jaar ben je het meest trots?
    3. Heb je voldaan aan alle scholingseisen die bij jouw functie horen?

 

  1. (Eventuele) verwachte ontwikkelingen rond de functie/werkzaamheden van de medewerker gedurende het komende jaar;
    1. Over welke aspecten binnen jouw eigen ontwikkeling bent je tevreden? Aan welke ontwikkelpunten zou je nog meer aandacht willen besteden?
    2. Vervul je de functie binnen deze kliniek die je het meest ambieert? Welke functie wil je liever uitvoeren of naast jouw huidige functie uitvoeren?
    3. Samenvattend: heb je behoefte aan veranderingen in je functie-inhoud die tevens een bijdrage opleveren voor deze kliniek? (denk bijvoorbeeld aan verdieping of verbreding van je huidige functie/takenpakket, een andere functie of coaching/kennisoverdracht jongere collega’s.

 

  1. Doelstellingen en (resultaat-)afspraken voor het komende jaar;
  2. Eventueel benodigde scholing, functie-opleiding en toetsing;
    1. Over welke aspecten binnen jouw eigen ontwikkeling bent je tevreden? Aan welke ontwikkelpunten zou je nog meer aandacht willen besteden?
    2. Welke verplichte scholing e/o toetsing moet je komend jaar volgen en wanneer en hoe ga je dat inpassen?
  3. Duurzame inzetbaarheid van de medewerker, welke eventuele acties zijn het komende jaar nodig om de medewerker voor de langere termijn goed inzetbaar te houden?
    1. Op welke wijze wens je jouw talenten te ontwikkelen (opleiding, projecten, leren op de werkplek)?
    2. Indien je de komende jaren in jouw huidige functie wilt blijven: welke veranderingen verwacht je in de toekomst in jouw functie, in hoeverre ben je hier op voorbereid?
    3. Wat verwacht je van je leidinggevende bij jouw persoonlijke ontwikkeling? Welke rol kan je leidinggevende hierin vervullen?
  4. Eventuele bijzonderheden in de verhouding werk – privé van de medewerker gedurende het komende jaar.
    1. Verwacht je komend jaar een wijziging in je privé omstandigheden die invloed zal hebben op je werk? Denk hierbij aan gewijzigde gezinssituatie, zorgtaken etc.
  5. Het door de medewerker opgestelde concept-PLB-plan voor het komende jaar
  6. Overige afspraken

 

*) De beoordeling in drie stappen

Stap 1 Inplannen, voorbereiden en voeren van de gesprekken

  • De leidinggevende plant met iedere medewerker het jaargesprek in een vaste periode van het jaar, bijvoorbeeld in november/december/januari.
  • De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor het jaargesprek. Indien een uitnodiging van de leidinggevende achterwege blijft kan de medewerker om het plannen van het jaargesprek en de beoordeling vragen.
  • De leidinggevende zorgt ervoor dat de periode tussen het moment van uitnodigen en het gesprek dusdanig is dat de medewerker zich goed op het gesprek kan voorbereiden (bij voorkeur minimaal 1 week).
  • De medewerker bereidt de gesprekken voor door zijn functioneren te evalueren en behaalde (tussen) resultaten in kaart te brengen. Desgewenst kan de medewerker vooraf (worden gevraagd om) zelf het formulier in (te) vullen.
  • Indien het jaargesprek niet plaats vindt en dit niet aan de medewerker is te wijten, is de beoordeling automatisch ‘op de norm’.

Stap 2 Vastleggen van de gesprekken

Het besprokene tijdens het jaargesprek met de beoordeling wordt vastgelegd in het daarvoor bestemde ‘Formulier jaargesprek en beoordeling’. Het formulier wordt na ondertekening door beide partijen opgenomen in het personeelsdossier van de medewerker.

Stap 3 Eventueel Bezwaar

De medewerker die het niet eens is met de uitkomst van zijn beoordeling, probeert dat in eerste instantie op te lossen met zijn leidinggevende. Indien dit niet tot een oplossing leidt, kan de medewerker contact opnemen met de naaste hogere leidinggevende of de werkgever. Daarbij dienen de volgende punten in ogenschouw te worden genomen:

  • Een beoordeling is geen onderhandeling maar de zoveel mogelijk geobjectiveerde mening van de organisatie over het functioneren van een medewerker; in dat opzicht is het een min of meer eenzijdig gesprek.
  • De medewerker die niet voor akkoord wenst te tekenen, kan het formulier voor gezien tekenen. Dit dient op het formulier vermeld te worden.

 

Meer onderwerpen in zkn